Người chia sẻ chính: Anh Thiều Sĩ Duy (CEO Công ty TNHH ICompany)Trong một doanh nghiệp, việc phối hợp giữa các phòng ban là vô cùng quan trọng, góp phần tạo nên thành công hay thất bại của công việc kinh doanh. Hãy cùng nghiền ngẫm câu chuyện được anh Thiều Sĩ Duy chia sẻ về các bộ phận Marketing, Sales, Kho và Giao hàng để rút ra bài học cho doanh nghiệp mình nhé!Khi tôi hỗ trợ cho bên Mỹ Phẩm Cho Nam thì sau khi nghe các bạn đó trả lời thì tôi rút ra như sau:Như chúng ta biết, để kiếm được khách hàng thì phòng marketing và sales phải nỗ lực ra sao để tiếp cận, sau đó là giới thiệu, tiếp tới là bán hàng cho khách. (Tới đây các thì bạn bên Mỹ Phẩm Cho Nam gọi là đã chốt sales thành công).❓ Nhưng liệu khi bán hàng cho khách xong thì đã gọi là thành công chưa?Với tôi thì nó chưa thành công, và đơn hàng với tôi thành công là khi giao xong gói hàng cho khách, khách hài lòng, tiền phải về tới phòng kế toán hay tài khoản cá nhân tôi mới gọi là thành công.Và để có được sự thành công đó nó phải trải qua nhiều công đoạn, phòng ban (nếu là công ty).Chúng ta cùng hình dung đường đi của 1 đơn hàng trải qua như sau:♻♻♻ Phòng marketing tiếp cận ---> khách tiềm năng ---> khách đặt hàng ---> sales lên đơn ---> kho soạn hàng ---> kho gói hàng ---> giao hàng (đơn vị vận chuyển) giao hàng ---> giao hàng (đơn vị vận chuyển) đưa hàng tới tay khách hàng ---> giao hàng thu tiền ---> tiền về tài khoản (phòng kế toán). Kết thúc bán hàng lần đầu.Vậy là đơn hàng thành công phải qua ít nhất bấy nhiêu bước, nhưng có phải bước nào cũng làm tốt?Chúng ta thấy là nó phải qua 4 phòng ban phải không?Nhưng bên Mỹ Phẩm Cho Nam thì tôi phát hiện ra 3 phòng ban là Kinh Doanh, Kho, Giao hàng là mật thiết nhất và thường xuyên gây chuyện, đổ lỗi nhất, vì sao?Xét đơn giản 3 phòng: Phòng kinh doanh, Kho, Phòng giao hàng xem thử nha.??? Quy trình để một đơn hàng thành công: Phòng kinh doanh chốt đơn hàng từ thông tin do phòng hệ thống đưa xuống (hoặc do bản thân nhân viên kinh doanh tự kiếm) ---> Kho soạn hàng ---> Phòng giao hàng giao hàng tận tay cho khách thành công ---> Kế toán thu tiền từ giao hàng : ĐƠN HÀNG ĐÃ THÀNH CÔNG.Để đơn hàng thành công, thì cần đi một quy trình dài từ các phòng ban. Theo hình vẽ phía dưới chúng ta thấy, có một lỗ hổng giữa các phòng ban. Chính lỗ hổng ấy làm cho việc giải quyết đơn hàng chậm trễ, hay đơn hàng không thành công, gây ảnh hưởng tới công ty, làm khách hàng giận, không lấy hàng. Việc này khiến sales bị chửi, uy tín giảm, mất tiền, mất chi phí vận chuyển 2 chiều, hàng có thể bị hư trên đường vận chuyển trả về.
❓ Vậy thì cần phải làm gì để xóa bỏ lỗ hổng ấy?? Giải pháp là: Chúng ta phải mở rộng các vòng tròn ra.Mỗi phòng không chỉ làm tốt công việc của phòng ban mình, mà cần hỗ trợ hợp tác với các phòng ban khác. Các phòng nên ngồi lại với nhau, nói rõ những vấn đề, khó khăn mà phòng ban mình cần phòng khác giúp đỡ.Trong lúc nghe nguyên nhân thì kể ra hàng chục nguyên nhân, quan trọng phải tìm đúng nguyên nhân gốc rễ.Khi đó, công việc không những giải quyết hiệu quả mà còn vượt chỉ tiêu mà cấp trên đã đề ra. Sau khi tư vấn, hướng dẫn thì các bạn bên Mỹ Phẩm Cho Nam Giới đã khắc phục được, hiệu quả giao hàng thành công tăng cao, nhất là khi chúng ta bán hàng online hay dùng cod.Đặc biệt nếu làm tốt thì cod các bạn có thể giảm còn 4{34c34150268bf3de333c7b738033c1b9397b8b654e8b7afd664a169a4cbdabf6} tỉ lệ chuyển hoàn.
✍ Mong các bạn chỉ giáo thêm nhiều cách để giúp tỉ lệ giao hàng thành công lên 99{34c34150268bf3de333c7b738033c1b9397b8b654e8b7afd664a169a4cbdabf6} trong khi giao hàng từ đội ngũ công ty, hay thuê ngoài ở thành phố hoặc nhờ các đơn vị vận chuyển đi tỉnh?Cùng nhau thảo luận nha các Động viên...-----------------------------------------------------------------------------------------------Những chia sẻ của thành viên Thiều Sĩ Duy đã nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ Biệt đội. Một Động viên khác đồng ý và bổ sung thêm:"Mình nghĩ trên thực tế mô hình này nếu tất cả nằm trên một hệ thống, và quy trình đều yêu cầu phải có thời gian xử lý cụ thể của từng phòng ban.
Ví dụ: Khi sale gửi order hoặc có order trực tuyến, thì trong vòng bao lâu bộ phận kho hàng tiếp nhận và xuất đơn hàng.
Khi kho đã xuất hàng, thì trong vòng bao lâu bên giao nhận sẽ bàn giao cho khách hàng.
Dĩ nhiên, giữa các phòng ban nó phải có biên bản giao nhận và tình trạng xác nhận trên hệ thống quản trị.
Trong 1 ngày hệ thống vận hành, việc của từng phòng ban là phải kiểm tra và xử lý yêu cầu của các đơn vị và tình trạng hiện tại của mình.
Nếu còn xảy ra tình trạng ở khâu nào thì đánh giá quy trình để khắc phục ở khâu đó. "
Một bạn khác góp ý cách để các bộ phận trong công ty phối hợp chặt chẽ hơn, ngoài việc tối ưu quy trình: "Để không còn lỗ hổng ấy thì cả 3 vòng tròn đều phải mở rộng như nhau chứ không chỉ riêng cái nào. Ngoài việc tìm hiểu sâu kỹ và gỡ rối cho từng bộ phận thì công ty cần tăng cường giám sát, đào tạo kỹ năng, offline team buiding và đừng quên thưởng phạt thích đáng, đảm bảo công bằng cho mọi người..."Theo một ý kiến khác, thì việc truyền đạt thông suốt các thông tin liên quan tới đơn hàng giữa các phòng ban và có mô hình hoạt động rõ ràng là cực kỳ quan trọng: "Để có thể scale lên quy mô lớn tầm vài trăm đơn đến ngàn đơn thì phải chuyên nghiệp, bài bản và có quy trình rõ ràng, người nào việc nấy."Một thành viên Biệt đội còn hào hứng chia sẻ cách tính lương theo "công thức" 10-30-60 như sau:- 10{34c34150268bf3de333c7b738033c1b9397b8b654e8b7afd664a169a4cbdabf6} lương được trả theo hiệu suất cá nhân- 30{34c34150268bf3de333c7b738033c1b9397b8b654e8b7afd664a169a4cbdabf6} được trả theo hiệu suất bộ phận- 60{34c34150268bf3de333c7b738033c1b9397b8b654e8b7afd664a169a4cbdabf6} được trả theo hiệu suất công tyBạn này giải thích: "Qua việc này, sẽ giúp thay đổi tư duy về cách làm việc của các bạn nhân viên. Định hướng mọi người tập trung vào sự phát triển của công ty, chứ không vào cá nhân hay bộ phận mình nữa. Khi tâm thức mở, thì việc trao đổi, làm việc giữa các phòng ban mới thực sự hiệu quả. Tiếp đó ta chỉ cần thực hiện những thao tác giúp thúc đẩy, chỉ đường cho các bạn tương tác với nhau và đem lại kết quả. (Hãy để các bạn đưa ý tưởng, đóng góp giải pháp, bởi nhân viên không giỏi hơn ta, nhưng 10 cái đầu chắc chắn hơn 1).
Tất nhiên việc có một quy trình chuẩn, bản mô tả rõ ràng, có cơ chế thưởng phạt công bằng là không thể thiếu. Nhưng rất khó để hoàn thiện ngay từ đầu, vậy thì hãy để các bạn giúp mình hoàn thiện nó từ từ, phù hợp với mô hình của công ty mình. Quan trọng nhất vẫn là từ ý thức ở mỗi con người."
Hy vọng những kiến thức trong bài viết này có thể giúp các bạn nhận ra những vấn đề trong quy trình vận hành của doanh nghiệp mình, để cùng tháo gỡ, sửa chữa, gia tăng hiệu quả kinh doanh cho công ty.Follow blog Truyền thông Trăng Đen để đón đọc những kiến thức hữu ích từ cộng đồng nhé! Người biên tập: Thế Anh.